KSeF 2026 dla sprzedawcy Allegro — od kiedy, co z fakturami z Allegro i z własnego sklepu i co musi umieć narzędzie?

Trzy daty i jeden próg: co mówi ustawa

Zasada główna jest jednozdaniowa: podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur¹. Cała reszta harmonogramu to przepisy epizodyczne, które przez pewien czas pozwalają robić to po staremu — i po kolei wygasają.

Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. rozpisała je na trzy okresy. W okresie od 1 lutego do 31 marca 2026 r. faktury elektroniczne lub papierowe mogli jeszcze wystawiać podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł².

Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. działa drugi wentyl: faktury poza KSeF wolno wystawiać, jeżeli ich łączna wartość wraz z podatkiem w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł².

Ten drugi próg ma haczyk zapisany wprost: podatnik traci prawo do wystawiania faktur poza systemem począwszy od faktury, którą przekroczono tę wartość². Ministerstwo Finansów dopowiada, co dzieje się dalej — po przekroczeniu limitu w KSeF wystawia się tę fakturę i wszystkie kolejne, a to, że w następnym miesiącu limit nie zostanie przekroczony, pozostaje już bez znaczenia⁶. Przekroczenie progu jest więc jednorazowe i nieodwracalne.

Cztery daty, których dotyczy sprzedawca marki własnej — kogo obejmują i z czego wynikają

Cztery daty, których dotyczy sprzedawca marki własnej — kogo obejmują i z czego wynikają. Stan przepisów na 10.09.2026.

Próg 10 000 zł przepada raz na zawsze, nie co miesiąc.

Wystawianie to jedno, odbieranie drugie

Najczęstsze nieporozumienie przy tej dacie brzmi tak: „mam małą sprzedaż, więc KSeF mnie na razie nie dotyczy”. Dotyczy — tylko z drugiej strony. Ministerstwo Finansów pisze wprost, że odsunięcie w czasie obowiązku wystawiania faktur nie wpływa na konieczność ich odbierania, a otrzymywanie faktur od 1 lutego 2026 r. odbywa się za pośrednictwem KSeF⁶.

W praktyce oznacza to, że faktury kosztowe — od dostawcy opakowań, od drukarni etykiet, od firmy kurierskiej, od platformy — trafiają do systemu niezależnie od tego, czym Ty wystawiasz swoje. Dostęp jest po stronie podatnika: osoba fizyczna prowadząca działalność i będąca podatnikiem VAT dostaje uprawnienia właścicielskie automatycznie, bez zgłoszenia⁷.

Do samego korzystania nie trzeba płatnego programu. Ministerstwo udostępnia Aplikację Podatnika KSeF w wersji online oraz Aplikację Mobilną KSeF, a faktury da się też wystawiać i odbierać przez e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym⁶⁷. Certyfikat KSeF, potrzebny między innymi do trybu offline, podatnicy mogą pobierać od 1 listopada 2025 r.²

Faktury dla konsumentów zostają poza KSeF

To rozstrzygnięcie ma dla sklepu z jednym produktem większe znaczenie niż cały harmonogram. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy faktur na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej¹. W takim przypadku wystawia się fakturę elektroniczną albo papierową¹, a Ministerstwo Finansów potwierdza, że wystawianie faktur B2C w KSeF jest dobrowolne — zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie⁷.

Trzy konsekwencje, które warto ustawić w sklepie raz:

• NIP w koszyku przełącza tor. Jeśli kupujący poda numer identyfikacji podatkowej, faktura przestaje być konsumencka i idzie zwykłą drogą — do KSeF. Pole na NIP w formularzu zamówienia jest więc rozgałęzieniem, nie ozdobą.
• Faktura na żądanie ma termin. Na żądanie nabywcy podatnik jest obowiązany wystawić fakturę, jeżeli żądanie zgłoszono w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub otrzymano zapłatę¹. Po tym terminie obowiązek już nie zachodzi.
• Faktury konsumenckie nie liczą się do progu. Do limitu 10 000 zł wlicza się wyłącznie te faktury, które obowiązkowo trzeba wystawić w KSeF; sprzedaż udokumentowana fakturą konsumencką do niego nie wchodzi⁶.

Osobny przypadek to sprzedaż zagraniczna rozliczana w procedurach szczególnych — faktury dokumentujące czynności rozliczane w tych procedurach również są poza obowiązkiem KSeF¹.

Paragony, kasa fiskalna a sprzedaż wysyłkowa

Drugie pytanie, które wraca przy uruchamianiu sklepu obok platformy: czy do wysyłkowej sprzedaży konsumentom potrzebna jest kasa. Rozporządzenie o zwolnieniach wymienia w załączniku dostawę towarów w systemie wysyłkowym — pocztą lub przesyłkami kurierskimi — pod trzema warunkami łącznie⁴:

1. dostawca otrzymuje w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na swój rachunek bankowy albo rachunek w kasie, której jest członkiem;
2. z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła;
3. z tych samych dowodów wynika, na czyją rzecz zapłata została dokonana — łącznie z danymi nabywcy i jego adresem.

Zwolnienie z załącznika obowiązuje w danym roku podatkowym, nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 r.⁴ Ma też twardą listę wyjątków: rozporządzenie wyłącza ze zwolnień między innymi dostawę komputerów i urządzeń peryferyjnych, wyrobów elektronicznych z telefonami i smartwatchami włącznie, sprzętu fotograficznego, wyrobów optycznych, nośników danych, perfum i wód toaletowych, wyrobów z metali szlachetnych oraz części i akcesoriów do pojazdów silnikowych⁴. Producent plecaków mieści się w zwolnieniu; sprzedawca lampek z modułem elektronicznym powinien sprawdzić klasyfikację swojego towaru, zanim uzna sprawę za zamkniętą.

Punkt, którego nie da się rozstrzygnąć z samego brzmienia przepisu, to płatności przez pośrednika — BLIK, kartę albo szybki przelew obsługiwany przez operatora płatności. Warunek mówi o zapłacie za pośrednictwem poczty, banku lub kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek podatnika⁴. Jeśli Twój model płatności odbiega od tego opisu — na przykład część zapłaty pobiera kurier — to jest dokładnie ten moment na pytanie do doradcy podatkowego albo wniosek o interpretację indywidualną, a nie na własną interpretację.

Do 31 grudnia 2026 r. działa jeszcze trzeci wentyl KSeF: w tym okresie wolno wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury². Ministerstwo dopowiada, że paragony z NIP nabywcy do 450 zł są traktowane jak faktury uproszczone i do końca 2026 r. pozostają poza obowiązkowym KSeF, a ich wartości nie wlicza się do progu 10 000 zł⁶.

Co Allegro robi z fakturami, a czego nie robi za Ciebie

Dwie sprawy, które łatwo pomylić, bo w obu pada słowo „faktura”. Pierwsza to faktury, które platforma wystawia Tobie za korzystanie z serwisu. Druga to faktury, które Ty wystawiasz kupującym.

Faktury od Allegro: od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury za korzystanie z serwisu sprzedawca znajduje w KSeF jako faktury ustrukturyzowane, a zmiana nie wymaga żadnych działań na koncie⁹. W zakładce Faktury pojawia się wizualizacja w postaci pliku PDF z kodem QR i odnośnikiem prowadzącym do dokumentu w systemie; na fakturze pojawiło się logo KSeF zamiast logo platformy, a data wystawienia przesunęła się z ostatniego dnia miesiąca na początek miesiąca następnego⁸.

Zmieniły się też same dokumenty. Faktur papierowych platforma nie wysyła⁹, noty korygujące przestały istnieć i błędne dane poprawia się fakturą korygującą⁸, a noty obciążeniowe — jako dokumenty poza zakresem VAT — do systemu nie trafiają⁸. Na wypadek awarii opisany jest tryb awaryjny: dokument z osobnym kodem QR i certyfikatem, przekazywany do KSeF w ciągu 7 dni roboczych po powrocie systemu⁹.

Faktury dla kupujących to inna historia. Pomoc dla sprzedających mówi, że gdy w zakładce ze środkami widać wpłatę za zamówienie, powstaje obowiązek podatkowy i należy wystawić fakturę, a dane potrzebne do jej wystawienia sprzedawca znajduje w zakładce Zamówienia¹⁰. Platforma dostarcza więc dane i moment, w którym trzeba zadziałać — sam dokument wystawiasz swoim narzędziem. To dotyczy tak samo sprzedaży z platformy, jak i sprzedaży z Twojego sklepu: obieg jest jeden, źródła zamówień dwa.

Numer KSeF i kod QR: co musi umieć narzędzie do faktur

Obowiązki nie zależą od tego, gdzie sprzedajesz — zależą od tego, czym wystawiasz fakturę. Poniższa lista to wymagania prawa wobec dowolnego programu do fakturowania albo integracji, którą sprzedawca podpina do sprzedaży: własnej, z platformy, telefonicznej. Traktuj ją jak listę pytań do dostawcy oprogramowania, nie jak opis konkretnego produktu.

Pierwszy przepis dotyczy wydruku i pliku PDF, bo właśnie tego kupujący najczęściej oczekuje mailem. Podatnik jest obowiązany oznaczyć fakturę ustrukturyzowaną kodem umożliwiającym dostęp do niej w KSeF oraz weryfikację zawartych na niej danych — w przypadku udostępnienia jej nabywcy poza systemem lub użycia faktury poza systemem¹.

Rozporządzenie o korzystaniu z KSeF mówi, co ten kod ma zawierać. Kod weryfikujący składa się z adresu zasobu oprogramowania interfejsowego, daty wystawienia faktury, numeru identyfikacji podatkowej sprzedawcy i wyróżnika faktury, a bezpośrednio pod kodem umieszcza się numer identyfikujący fakturę w KSeF³. Sam znak graficzny to dwuwymiarowy, kwadratowy kod QR zgodny z normą ISO/IEC 18004:2024³.

Do tego dochodzi obsługa sytuacji, w których systemu nie ma pod ręką. Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawić fakturę elektroniczną zgodnie z udostępnionym wzorem, ale wtedy musi przesłać ją do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia². Taki dokument udostępniany poza systemem oznacza się kodem weryfikującym i napisem „OFFLINE”, a dodatkowo drugim kodem z napisem „CERTYFIKAT”³. Przy niedostępności systemu faktury przesyła się nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu tego okresu¹.

Ostatni element to płatności. Nabywca zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, płacąc innemu czynnemu podatnikowi przelewem lub poleceniem zapłaty za fakturę z KSeF, jest obowiązany podać numer identyfikujący tę fakturę w systemie albo identyfikator zbiorczy¹. Ten przepis stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r., co wynika z osobnego artykułu ustawy z 5 sierpnia 2025 r.² — inaczej niż kary, których datę wejścia ustala przepis o wejściu w życie².

Praktyczny wniosek: numer KSeF musi być widoczny tam, gdzie kupujący szuka danych do przelewu — na wizualizacji faktury i w wiadomości, którą od Ciebie dostaje.

Sto zamówień w miesiącu: ile z tego faktur

Przeliczmy to na konkretny sklep. Załóżmy sto zamówień miesięcznie i trzydzieści procent kupujących podających NIP — typowy układ dla produktu, który kupują i firmy, i osoby prywatne.

Wniosek z tego rachunku jest mniej dramatyczny, niż wygląda harmonogram. Trzydzieści faktur miesięcznie da się przeklikać ręcznie do końca 2026 r., ale od 1 stycznia 2027 r. każda z nich musi mieć numer z systemu, a każdy wydruk — kod QR z tym numerem pod spodem³. To jest granica między wystawianiem ręcznym a programem, który robi to za Ciebie.

Kary i okres, w którym ich nie ma

Sankcja jest opisana w ustawie i liczona od kwoty na dokumencie. Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, wystawił ją niezgodnie z udostępnionym wzorem w okresie awarii lub niedostępności albo nie przesłał jej w wymaganym terminie, naczelnik urzędu skarbowego nakłada w drodze decyzji karę pieniężną w wysokości do 100 % kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem, a przy fakturze bez wykazanego podatku — do 18,7 % kwoty należności ogółem¹.

Karę uiszcza się bez wezwania, na rachunek właściwego urzędu skarbowego, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji¹. Osobno ustawa przewiduje, że przy niedopełnieniu obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe¹.

Data ma tu znaczenie równie duże co stawka. Przepisy o karze pieniężnej — ustępy 1–3 oraz 5–7 tego artykułu — wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2027 r.² Do końca 2026 r. obowiązek istnieje, ale sankcji pieniężnej za jego naruszenie nie ma. To jest okno na przetestowanie obiegu na kilku fakturach, a nie powód, żeby go nie testować.

Wybór programu do faktur to osobna decyzja od samej budowy marki i sklepu — listę wyżej przechodzi się z dostawcą oprogramowania albo z księgową, zanim ruszy sprzedaż. Jeżeli marka i sklep obok platformy dopiero u Ciebie powstają, wklej link do oferty w rozmowie: pierwszy kierunek marki zobaczysz bez płacenia, a o dokumencie sprzedaży rozstrzyga to samo pole co wszędzie — jest NIP w zamówieniu, jest faktura; nie ma NIP, zostaje rachunek.

Pytania, które padają najczęściej

Czy przy sprzedaży tylko konsumentom muszę w ogóle korzystać z KSeF?

Do wystawiania — nie, bo obowiązek nie obejmuje faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a Ministerstwo Finansów podaje, że faktury B2C w KSeF są dobrowolne. Do odbierania — tak: otrzymywanie faktur od dostawców odbywa się przez system od 1 lutego 2026 r. Stan na 10.09.2026.

Sprzedaję i na Allegro, i we własnym sklepie. Czy potrzebuję dwóch narzędzi do faktur?

Nie z przepisów. Platforma udostępnia dane zamówienia i moment powstania obowiązku podatkowego, ale fakturę dla kupującego wystawiasz swoim narzędziem — tym samym dla obu kanałów. Osobno wygląda tylko obieg faktur, które platforma wystawia Tobie za korzystanie z serwisu: te znajdziesz w KSeF i w zakładce Faktury.

Czy paragon z NIP do 450 zł nadal zastępuje fakturę?

Do 31 grudnia 2026 r. tak: w tym okresie wolno wystawiać faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury, a ich wartości nie wlicza się do progu 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. ten przepis epizodyczny wygasa.

Czy przy wysyłce kurierem potrzebuję kasy fiskalnej?

Rozporządzenie o zwolnieniach obejmuje dostawę w systemie wysyłkowym, jeśli całość zapłaty wpływa za pośrednictwem poczty, banku lub kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek podatnika, a dowody zapłaty jednoznacznie wskazują czynność i nabywcę wraz z adresem. Zwolnienie nie działa dla towarów z listy wyjątków, między innymi elektroniki i sprzętu fotograficznego. Model płatności potwierdź u doradcy podatkowego.

Co musi znaleźć się na wydruku faktury z KSeF wysłanym mailem?

Kod weryfikujący w postaci kodu QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2024, zawierający adres zasobu oprogramowania interfejsowego, datę wystawienia, NIP sprzedawcy i wyróżnik faktury, a bezpośrednio pod kodem numer identyfikujący fakturę w KSeF. Przy fakturze wystawionej w trybie offline dochodzi napis OFFLINE i drugi kod z napisem CERTYFIKAT.

Źródła i stan danych

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług — art. 106b ust. 3 (faktura na żądanie w terminie 3 miesięcy), art. 106ga (obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych i wyłączenia, w tym faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności), art. 106gb ust. 5 (obowiązek oznaczenia faktury kodem), art. 106nh (terminy przesłania przy niedostępności), art. 106ni (kara do 100 % kwoty podatku albo do 18,7 % należności ogółem, 14 dni na zapłatę), art. 108g (numer KSeF w płatności); tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 775 (odczyt 10.09.2026)
2. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1203) — art. 145l (okres 1.02–31.03.2026 i próg 200 000 000 zł za 2024 r.), art. 145m (okres 1.04–31.12.2026 i próg 10 000 zł miesięcznie, utrata prawa od faktury przekraczającej próg), art. 145n (faktury z kas i paragony uznane za faktury do 31.12.2026), art. 106nda (tryb offline i przesłanie do następnego dnia roboczego), art. 17b (certyfikat KSeF od 1.11.2025), art. 17 (art. 108a i art. 108g ustawy o VAT stosuje się do płatności dokonanych od 1.01.2027), art. 23 pkt 4 (art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 wchodzą w życie 1.01.2027) (odczyt 10.09.2026)
3. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815) — § 9 ust. 1 (zawartość kodu weryfikującego i numer KSeF pod kodem), § 9 ust. 3 i 10 (oznaczenia OFFLINE i CERTYFIKAT), § 9 ust. 9 (kod QR zgodny z normą ISO/IEC 18004:2024) (odczyt 10.09.2026)
4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902) — § 2 ust. 1 (zwolnienie nie dłużej niż do 31.12.2027), § 4 ust. 1 pkt 1 (towary wyłączone ze zwolnień), poz. 41 załącznika (dostawa w systemie wysyłkowym i jej warunki) (odczyt 10.09.2026)
5. Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl — „Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF?” (etapy: 1.02.2026 dla sprzedaży powyżej 200 mln zł, 1.04.2026 dla pozostałych, próg 10 000 zł do 31.12.2026); aktualizacja strony 30.04.2026 (odczyt 10.09.2026)
6. Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl — „Poniżej 10 000 zł – najczęściej zadawane pytania” (odbieranie faktur przez KSeF od 1.02.2026, sposób liczenia progu, jednorazowa utrata prawa, paragony z NIP do 450 zł, bezpłatne narzędzia MF); aktualizacja strony 20.11.2025 (odczyt 10.09.2026)
7. Ministerstwo Finansów, ksef.podatki.gov.pl — „Konsumenci i osoby fizyczne – najczęściej zadawane pytania” (dobrowolność faktur B2C w KSeF, automatyczne uprawnienia właścicielskie dla osoby fizycznej z NIP, narzędzia MF i e-mikrofirma); aktualizacja strony 30.10.2025 (odczyt 10.09.2026)
8. Allegro — Pomoc dla sprzedających: „Faktury od Allegro w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) – najczęściej zadawane pytania” (wygląd faktury, logo KSeF, kod QR i odnośnik, zmiana daty wystawienia, koniec not korygujących, noty obciążeniowe poza systemem, wizualizacja PDF) (odczyt 10.09.2026)
9. Allegro — Pomoc dla sprzedających: „Od 1 lutego będziemy wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur” (faktury za korzystanie z serwisu w KSeF bez działań na koncie, koniec faktur papierowych, tryb awaryjny i przekazanie do KSeF w ciągu 7 dni roboczych) (odczyt 10.09.2026)
10. Allegro — Pomoc dla sprzedających: „Kiedy wystawić fakturę za zakupy” (wpłata za zamówienie jako moment powstania obowiązku podatkowego, dane do faktury w zakładce Zamówienia, paragon na tych samych zasadach) (odczyt 10.09.2026)

Opublikowano: 10.09.2026Aktualizacja: 10.09.2026Stan danych: 10.09.2026